Managament information system

Istilah, pengertian, dan rencana kebijakan serta aplikasi MIS berbasis Komputer.

(Istilah dan Pengertian)

MIS merupakan salah satu posisi populer yang banyak dicari di hampir semua perusahaan saat ini. Ada yang menganggap MIS itu adalah IT, yang bertanggung jawab atas sistem komputer, network, printer, dll. Ada juga yang menganggap MIS itu adalah programmer, yang kerjanya membuat program, database, dan data entry. Bahkan ada juga yang beranggapan bahwa MIS itu adalah report atau laporan. MIS itu adalah instrumen, seperti yang dijelaskan di http://www.total.or.id sebagai berikut: Disingkat dengan MIS. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan Sistem Informasi Manajemen. Didefenisikan sebagai kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Atau, kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Istilah Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen (SIM) ini banyak digunakan pada tahun 1980an hingga 1990an, yang menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional, yaitu sistem yang diterapkan di fungsi-fungsi organisasi. Sistem Informasi Manajemen ini terdiri dari sistem informasi akuntasi, sistem informasi keuangan dan sistem informasi pemasaran. MIS sudah diterapkan di Amerika Serikat sejak awal tahun 1970an yang digunakan untuk memberikan infromasi kepada manajer-manajer fungsional. Istilah ini sudah kurang tepat untuk saat ini, karena sistem informasi telah berkembang melebihi kemampuan sistem informasi fungsional. Seiring dengan pertumbuhan sistem informasi terpadu seperti ECS, SAP, Cognos, dan Sales Force. Dan juga pertumbuhan sistem analisis intelijen seperti SAS dan SPSS. Ditambah lagi dengan banyaknya sistem database (SQL Server), pemrograman Definisi MIS telah berkembang untuk meng-catter seluruh sistem namun fungsinya tidak hanya untuk men-support manajemen dari segi informasi dan fungsional, tetapi juga untuk men-support bisnis secara keseluruhan. Dengan demikian, MIS bertanggung jawab atas ketersediaan dan keberlangsungan (availability and accessibility) dari setiap informasi, analisis, dan sistem untuk semua level manajemen, untuk bisnis tertentu dalam suatu perusahaan.

Data dan Informasi.

    - Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah atau di proses berdasar prosedur tertentu yang pada akhirnya menjadi keluaran dalam bentuk Informasi.  Data merupakan bahan mentah yang dalam sistem pengolahan data disebut input, keluarannya disebut informasi. Informasi adalah sejumlah data (datum) yang sudah diolah/diproses melalui proses pengolahan data untuk menguji kebenaran sesuai kebutuhan Informasi  : Hasil Pengolahan Data, Data yang telah diolah, Memberi makna,Berguna & Bermanfaat, Bahan Pembuat Keputusan

Transformasi data menjadi informasi dilakukan dalam sebuah sistem, data yang merupakan masukan, diolah/ diproses oleh sistem menjadi keluaran berupa informasi. Informasi adalah himpunan data yang telah diolah menjadi sesuatu yang mempunyai arti dan kegunaan lebih luas.

Sistem informasi manajemen

Lucas (1994): a set of organized procedures that, when executed, provides information to support decision, making and control in the organization (seperangkat prosedur yang tersusun dengan baik pada saat dijalankan menghasilkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam organisasi).

(Kebijakan dan aplikasi MIS)

a. Rencana Otomatisasi, mencakup :

            - penguraian serta analisis organisasi, fungsi2.

            - konsep sistem & hubungan antara berbagai subsistem informasi serta   

              fungsi2.

            - sasaran2 subsitem2 informasi yang telah diotomatisasi & uraian global

              tentangnya; apa yang akan diotomatisasi dan apa yang tidak diotomatisasi;

            - penetapan prioritas untuk pengerjaannya;

            - rencana realisasi, yang mencakup perencanaan waktu, waktu yang harus

              dilalui;

            - mengorganisasi pendidikan & rencana2 untuk semua pihak pemakai &

              personalia otomatisasi;

            - memberikan petunjuk2 untuk pelaporan dokumentasi & standar2;

            - menusun struktur organisasi proyek;

- data kuantitatif (jumlah2 – frekuensi2 – waktu2 reaksi – dan puncak2);

            - analisis biaya & hasil ( Cost And Benefit Analysis).

b. Strategi Perencanaan sbb:

1. Analyzed of environment
2. Identify company strenghts and weakness
3. Consider personal values of top management
4. Identify opportunities and risk
5. Define product and market scope
6. Define the competention edge
7. Estabish objectives and measurement of performance
8. Determine depelopment of reasources           

Management Information System (MIS), adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak manajemen. MIS dihasilkan dari beberapa database yang menyimpan data dari benyak sumber, termasuk didalamanya Transaction Processing System/TPS. MIS menyajikan informasi yang detail, rangkuman informasi dan informasi terpilih. MIS merupakan salah satu elemen manajemen yang dirasa penting oleh banyak perusahaan.

Tujuan dari MIS sendiri adalah :

• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Output dari MIS antara lain :

• Scheduled report : laporan yang dibuat secara berkala, atau pada jadwal yang telha ditetapkan, seperti harian, mingguan, atau bulanan.
• Key-indikator report : ringkasan kegiatan kritis hari sebelumnya
• Demand report : laporan yang dibuat untuk memberikan informasi tertentu atas permintaan seseorang.
• Exception report : laporan yang dibuat secara  otomatis ketika situasi mendadak (tidak biasa) atau memerlukan tindakan manajemen
• Drill-down report: laporan yang menyediakan data sedetail mungkin tentang suatu hal. Contoh dari MIS sendiri adalah misal dari satu kota terdapat banyak Alfamart, namun hanya Alfamart pusat yang berada di kota itu yang memiliki MIS tersebut sedangkan alfamart yang lain(cabang) hanya memiliki DSS.